A. Faktor Yang Mempengaruhi
Struktur Organisasi
Banyak
faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie (2006), menyatakan
ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:
1.
Strategi Organisasi
Strategi
organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika
struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka
struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka,
jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada
perubahan struktur organisasi.
2.
Skala Organisasi
Organisasi
dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah
penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala
besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang
diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian
memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang,
organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah
ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi.
Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka
memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain
struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait
dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil
biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang
mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit.
Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih
sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan
pekerjaan.
3.
Teknologi
Faktor
teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan
penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
4.
Lingkungan
Lingkungan
yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis.
Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan
struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk
selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang
senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan
terlalu banyak mengubah struktur organisasi.
B. Fungsi Struktur Organisasi
Ø Kejelasan Tanggung Jawab
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab
dan apa yang harus dipertanggungjawabkan. Setiap anggota organisasi harus
bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan,
karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
Ø Kejelasan Kedudukan
Kejelasan
kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan
koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi
yang dipercayakan kepada seseorang.
Ø Kejelasan Uraian Tugas
Kejelasan
uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk
melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat
berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
C. Bagaimana Proses
Pengorganisasian
Proses
pengorganisasian sebagaimana yang terlihat pada Gambar 5.1 di bawah ini terdiri
dari lima (5) langkah yang terjadi secara terus-menerus (berkelanjutan) dimana
dalam pelaksanaan proses tersebut perlu dilakukan penyesuaian untuk
mempertahankan dan meningkatkan efektivitas organisasi.
Tahapan
pengorganisasian adalah sebagai berikut:
1.
Merefleksikan rencana dan tujuan
2.
Menetapkan tugas-tugas utama, yaitu merinci seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan visi dan misinya.
3.
Membagi tugas-tugas utama, dimana membagi beban kerja utama ke dalam
aktivitas-aktivitas yang secara logis dan dapat memadai untuk dilakukan oleh
seseorang atau dalam suatu tim.
4.
Mengalokasikan sumber daya dan arahan untuk tugas-tugas, dimana pada tahapan
ini dalam mengkombinasikan antar pekerjaan secara logis dan efesien serta
menetapkan suatu mekanismen untuk mengorganisasikan antar pekerjaan.
5.
Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang telah
dilaksanakan.
Gambar 5.1 Proses Pengorganisasian
D. Elemen-Elemen Struktur Organisasi
1. Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh
para manajer ketika hendak mendesain struktur,
antara lain:
Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
2. Departementalisasi.
Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
3. Rantai
komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan
siapa bertanggung jawab kepada siapa.
4. Rentang
kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara
efisien dan efektif.
5. Sentralisasi
dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi
adalah lawan dari sentralisasi.
6. Formalisasi.
Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
E. Bentuk-Bentuk
Organisasi
Ø Organisasi Garis
Oleh
Henry Fayol (Paris)
Bentuk
organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer
dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi
kerja yang belum begitu tinggi.
Kelebihan:
a. kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan
b. proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
c. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.
Kekurangan:
a. jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh
b. ada kecendrungan bertindak otokratis
c. kesempatan berkembang terbatas
Kelebihan:
a. kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan
b. proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
c. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.
Kekurangan:
a. jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh
b. ada kecendrungan bertindak otokratis
c. kesempatan berkembang terbatas
Ø Organisasi Fungsional
Oleh
F.W. Taylor.
Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Kebaikan :
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal
c. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.
Keburukan :
a. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”
b. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.
Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Kebaikan :
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal
c. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.
Keburukan :
a. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”
b. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.
Ø Organisasi Garis dan Staf
Oleh
Harrington Emerson
Biasanya
digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang
tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf
tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.
Kebaikan :
a. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.
b. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
c. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.
Keburukan :
a. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal
b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi
Kebaikan :
a. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.
b. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
c. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.
Keburukan :
a. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal
b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi
Ø Organisasi Staf dan Fungsional
Merupakan
kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan kelebihan
seperti halnya organisasi staf dan fungsional.
Daftar Pustaka :
